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¿Cómo crear un reporte de ventas?

¿Cómo crear un reporte de ventas?

“Los empresarios deben deshacerse de la creencia de que la información es difícil de obtener” – Bill Gates
Crear un reporte de ventas es una acción muy poderosa para todo gerente comercial.

Estos informes permiten enfocar sus recursos en lo que más importa, tomar decisiones ágiles y mejorar el rendimiento de sus equipos.

¿Qué es un reporte de ventas?

La definición de un reporte de ventas, o también llamado reporte de análisis de ventas es la representación general de:

 

  • Las actividades.
  • Los números.
  • Resultados financieros.
  • Distribución de productos, costos, etc… 

 

Esto se relaciona con la generación de ingresos de una empresa en un tiempo determinado. 

En este reporte de ventas se acumula información específica para lograr objetivos en el periodo en cuestión, divide estos datos en indicadores y la representa de una forma clara y precisa. 

Por lo generar un reporte de ventas se compone por indicadores de rendimiento, gráficas, listas y otras herramientas visuales. Estas resumen el estado del negocio de una forma visual y práctica.
Algunos de los datos que muestran estos reportes son:

 

  • La tendencia de los principales KPIs en un periodo determinado.
  • Análisis de los pasos en el proceso de ventas.
  • El desempeño de un vendedor.
  • Las tendencias de costos e ingresos.

 

Un reporte de ventas funciona como una herramienta de navegación. Porque no solo te muestra dónde se encuentra la empresa, también te ayuda a definir lo qué debes cambiar para llegar a tus metas.

¿Por qué son importantes los reportes de ventas?

Los gerentes de ventas tienen entre sus actividades principales monitorear cada paso del proceso, analizar los datos y mejorar resultados.  

La empresa Braveheart  realizó una investigación sobre los deberes de cualquier gerente de ventas, se dio a conocer que el 15% de su tiempo se debe ocupar en medir el rendimiento y responsabilidades de los vendedores.

Es por esto que un reporte de ventas puede ayudar a la dirección, gerentes y a los vendedores a responder todas las preguntas. Con un reporte de ventas los gerentes podrán tener un enfoque que se base en datos y no solo en instintos.

Ya que brindan una visión general sobre el proceso de ventas, tendencias que influyen en el volumen de ventas y cómo es el rendimiento de cada integrante del equipo. También ayuda a los gerentes a saber lo que motiva a los prospectos a optar por tu producto o elegir a la competencia.

En especifico los reportes de venta te ayudan a:

Sintetizar información

Un departamento de ventas genera mucha información: sobre sus clientes, el proceso de ventas, ingresos, egresos, distribución de los  productos y el rendimiento de cada vendedor.

El gerente de ventas es el responsable de tomar toda esta información, analizar y tomar la acción adecuada. Los reportes de ventas se utilizan para convertir datos en indicadores, métrica y estadística con un objetivo común.

Analizar el rendimiento del equipo

Una de las tareas principales del gerente de ventas es analizar el rendimiento de su equipo comercial. Un reporte de ventas es el instrumento principal para lograrlo.
Al tener un resumen del rendimiento del equipo de ventas en un formato visual, compacto y con objetivos el gerente de ventas se puede enfocar a interpretar esta información para:

 

  • Encontrar correlaciones de causa y efecto. 
  • Descubrir asimetrías entre expectativas y resultados. 
  • Identificar cuellos de botella. 
  • Detectar áreas de oportunidad.

 

Tomar mejores decisiones

Con toda esta información lo único que queda es tomar acción. Esto, aunque suena fácil, es la parte más compleja e vital del trabajo de un gerente de ventas.

El gerente de ventas toma la información de sus reportes, tras analizarla, decide lo que se debe hacer para impactar de forma positiva los resultados de su equipo.

Los reportes ayudan al gerente a trascender a sus instintos y ver más allá de sus emociones o sesgos, ya que lo desafían a:

 

  • Encontrar correlaciones de causa y efecto.
  • Fijar estadísticas y estándares.
  • Crear un pensamiento cuantitativo sobre sus resultados.

 

Comunicar resultados

Las empresas invierten mucho dinero en contratar a un equipo de ventas ganador y brindar herramientas para alcanzar sus objetivos. Así que esperan rendimientos positivos de esta inversión. Los dueños, inversores y directores de una empresa quieren saber cómo están los números, ¿cuáles son las utilidades? o ¿por qué un vendedor no cumple con sus cuotas?.

Un gerente de ventas es responsable de evaluar los principales KPIs del equipo comercial y brindar a dirección un informe puntual, del estado actual de su departamento.

¿Cómo elaborar un reporte de ventas?

El objetivo principal del informe de ventas es comunicar los datos correctos y utilizar la información para la toma de decisiones.

Conoce el propósito de tu reporte

Preparar un reporte de ventas no se trata de llenar un documento con números y listo, ten en cuenta que una plantilla con todas las métricas no comunica nada. 

La clave está en tomar los datos que te ayuden a alcanzar los objetivos tanto generales como los de cada miembro de tu equipo. Aquí es donde debes detenerte y hacer unas preguntas muy importantes: 

 

  • ¿Qué es lo que quieres medir?
  • ¿Cómo se puede medir?
  • ¿Cuáles son los componentes que ayudan a llegar a este resultados?
  •  ¿Cómo estas partes se relacionan entre sí?

 

Al identificar tu propósito podrás apoyarte en tu CRM o base de datos para elegir y analizar los datos correctos fijar al alcance y periodo que deseas comparar.

Conoce a tu audiencia

Ahora que sabes el objetivo de tu reporte de ventas, el siguiente paso es conocer a quién se dirige. No se utiliza la misma información en una reunión de tu equipo de ventas a un informe para la dirección financiera o el gerente de marketing. 

Por ejemplo, el director de finanzas va a solicitar información general, como los ingresos y crecimiento del departamento. Una reunión para el equipo interno requiere información más detallada para analizar y tomar decisiones que impacten en la audiencia.

Analiza tus datos

Llegó el momento de recopilar, filtrar y analizar los datos adecuados. Es vital hacer una evaluación de las métricas que debes usar y cómo darlas a conocer e una firma visual y atractiva para seleccionar los KPIs relevantes para crear tu informe.

Entre los KPIs que requieren un informe general de ventas están:

 

  • Volumen de ventas.
  • Ventas netas.
  • Costos de adquisición de clientes (CAC).

 

También debes definir la temporalidad en la que se analizará. Es común que los gerentes tomen dos periodos, el actual y el anterior para hacer una comparación entre ellos.

Apóyate en información gráfica

La forma de presentar los datos es igual de importante que la información que presentes. Usar herramientas que te ayuden a visualizar datos será de gran ayuda para impactar a tu audiencia.

Así en lugar de páginas llenas de letras y números podrás usar gráficos, imágenes y tablas para presentar los datos.

Una visión de tus dashboards será tu mano derecha al realizar los reportes. Lo único que tienes que hacer es crear los filtros y personalizar.

Estos gráficos harán que tu reporte de ventas sea más fácil de entender y te podrás enfocar en las tendencias. También te permitirá señalar cualquier métrica que presente una variación que los objetivos que se marcan.

De igual forma puedes apoyarte en herramientas como Google Data Studio, Tableau o Klipfolio para crear informes y personalizarlos con filtros, colores y tipografía.

Utiliza el contexto adecuado

Cuando la información no se presenta con el contexto correcto estos se pueden convertir en una montaña de números. Peor aún, utilizar los datos de forma poco correcta puede confundir a la audiencia y tomar decisiones en base datos erróneos.

Así que cada vez que realices un reporte (ya sea diario, semanal, mensual o anual) pregunta el “por qué”, “cómo” y “para qué”. Esto te ayudará a ver si estás analizando los datos correctos.

Tipos de reportes de ventas

Reporte diario 

El reporte diario de ventas es una herramienta que se utiliza por todos los involucrados en un rol comercial. Un director, gerente y un vendedor lo utilizan para conocer los datos más relevantes que los equipos de venta generan de forma diaria.

Sobre todo miden las actividades que toma el equipo y los resultados de las mismas. Entre los indicadores diarios que miden están:

 

  • Cantidad de nuevas oportunidades. 
  • Número de actividades planeadas, ejecutadas y efectivas.
  • Volumen de actividades claves (demostraciones, propuestas, etc).
  • Diferencias de actividades entre vendedores (en el día y a través del tiempo).
  • Tratos cerrados.
  • Tratos perdidos.

 

Monitorear el desempeño de un vendedor permite saber si están en el camino correcto para llegar a sus metas. Del mismo modo, te ayuda a medir y comparar productividad, enfoque y nivel de actividad de tu equipo. 

Por ejemplo, es normal que un vendedor tenga días buenos y malos, incluso una semana. Pero si esto ocurre por más tiempo se tiene que agendar una reunión con el vendedor para conocer el motivo de su bajo desempeño.

Es normal que un vendedor prefiera hacer un tipo de actividad sobre otra, ya que aveces es más fácil enviar correos que hacer llamadas. Pero es vital  ayudarle en las actividades que más importan para llegar a sus resultados. 

Aveces es normal que que a un vendedor no le contesten, pero si ves que la tasa de respuesta de un vendedor es mucho más baja a la del resto del equipo, puede ser un indicador de que hay algo mal.

Los reportes diarios de ventas no tienen que ser algo difícil de realizar o tardar muchas horas en generar fórmulas complejas. Con un CRM podrás encontrar esta información en tiempo real. 

Los días en los que un vendedor regresaba campo con una cantidad excesiva de datos por ingresar han quedado en el pasado. Si un representante lleva de forma adecuada sus procesos en el CRM no tendrá ningún problema en obtener esa información.

Reporte semanal

El reporte de ventas semanal es una medida que usan los gerentes de ventas para conocer qué tan cerca o lejos están de cumplir sus metas. Lo hacen al comparar el desempeño y los KPIs de una semana a otra y expectativas contra realidad.  

Ten en cuenta que un mes es un periodo muy largo para tomar acciones correctivas. No realizar un monitoreo en una menor cantidad de tiempo es un riesgo para la empresa. Esto ocasiona perder oportunidades y no notar problemas hasta que sea muy tarde.

Por ejemplo, según la investigación de Implisit, el ciclo de ventas promedio de los leads en B2B, que provienen de redes sociales es de 40 días. Si esperas todo un mes para tomar una acción correctiva, no vas a dejar de sentir sus repercusiones por mucho más tiempo.

Por otro lado, hacer solo un reporte diario da información tan corta y granular que no es significativa o fácil de analizar contra un resultado tan lejano.

La semana suele ser la unidad de tiempo ideal para conocer el desempeño de un vendedor de forma  general e individual. Del mismo modo ayuda al gerente de ventas a tener información relevante y de alto impacto para su reunión semanal de ventas.

Esto no significa que el informe diario y mensual no tenga importancia, todo depende del objetivo de cada equipo y empresa.

KPIs esenciales de los reportes de venta semanal

 

  • Oportunidades de ventas.
  • Tasa de conversión. 
  • Oportunidades por etapa.
  • Tasa de conversión por etapa.
  • Volumen de ventas por canal.
  • Ventas semanales por región.
  • Ventas totales / objetivo de ventas
  • Ingresos totales / objetivo de ingresos
  • Probabilidad de cierre.
  • Pronóstico de ventas mensual.
  • Productividad por vendedor.

 

Reporte mensual

El reporte de ventas mensual monitorea, analiza y evalúa tendencias alineadas a los objetivos mensuales del departamento de ventas. Del mismo modo, brinda un informe sobre cómo va el equipo equipo contra su:

 

  • Meta anual.
  • El pronostico de resultados en base al estado de la cartera de clientes.
  • Proceso de ventas.

 

Un mes brinda una imagen más amplia de cómo se desempeña un vendedor a mediano plazo. Pero también representa una gran herramienta para analizar y encontrar relaciones de causa y efecto entre las actividades de un vendedor y sus resultados.

Un reporte mensual es una gran plataforma para saber qué hace tu vendedor estrella para replicar las tácticas y obtener mejores resultados. Igual te permite especular sobre el por qué el resto de tus vendedores no logra sus metas.

KPIs esenciales de los reportes de venta mensual

 

  • Duración del ciclo de ventas.
  • Informe de conversión, ingresos y volumen de cartera (general y por etapa).
  • Volumen de nuevas oportunidades.
  • Rendimiento mensual del departamento.
  • Rendimiento mensual por vendedor.
  • Comparación de rendimiento mes contra mes.
  • Comparación de conversión mes contra mes.
  • Pronóstico de ventas de los próximos 30 días. 
  • Resultados / objetivos mensuales.
  • Resultados / objetivos anuales (al mes actual).

 

Reporte anual de ventas

Es el informe que presenta las tendencias de los KPIs del departamento de ventas durante un año. Este reporte es clave para establecer los objetivos del siguiente año.

El reporte anual va más allá de la suma de los ingresos, costos y productos vendidos. Esta herramienta es importante para conocer la efectividad de tu proceso de ventas y cómo sentar las bases para lograr operaciones, estrategias y análisis de ventas exitosos.

Es importante que este reporte incluya un análisis detallado sobre la efectividad de venta por canal, producto, perfil de cliente,  equipo y vendedor. 

También se recomienda ver el otro lado de este tema y medir la poca eficiencia de cierre (tratos perdidos) y el ciclo de ventas por los mismos niveles.

Recuerda que este reporte es una herramienta estratégica. Los gerentes de ventas necesitan saber qué impulsa las ventas para descubrir cómo mantenerlas conforme la empresa crece.

Reporte trimestral

El reporte trimestral es similar al mensual, la diferencia es que este reporte compara los resultados en un periodo más amplio para saber el estado del departamento y habilitar pivotes estratégicos en caso de que el equipo esté en riesgo de no cumplir su meta anual. 


Este reporte de ventas habilita una conversación sobre la efectividad de los canales de venta, perfiles de clientes, mercados, propuestas únicas de valor, precios, presupuestos, etc…

Es una herramienta que habilita al gerente a comparar su plan y pronóstico de ventas anual contra la realidad de sus resultados.

Una forma fácil de hacer este reporte es tomar la plantilla de tu reporte mensual y acumular los resultados del trimestre en cuestión. De ahí, filtrar los datos para analizar cada uno de los niveles que se mencionan en el párrafo anterior. 

Al final de cada trimestre un vendedor debe reunirse con los gerentes de ventas y realizar una presentación detallada sobre los resultados obtenidos. 

La pregunta principal que se deben hacer en esta presentación es “¿si seguimos por este camino, vamos a lograr nuestras metas”. 


En caso de no ser así, deben trazar un nuevo plan estratégico sobre que harán para alcanzar sus objetivos el próximo trimestre.

¡Espero que este artículo te haya sido útil, si quieres aprender más sobre el tema te recomiendo hacer clic aquí para descargar nuestro ebook sobre reportes de ventas!.

 

 

 

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