La diferencia en una tabla
| CRM | ERP | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Conseguir, cerrar y retener clientes | Operar la empresa: inventario, compras, finanzas |
| Quién lo usa | Ventas, marketing, atención a clientes | Administración, almacén, contabilidad, compras |
| Información central | Prospectos, oportunidades, conversaciones, actividades | Productos, existencias, órdenes, facturas, pólizas |
| Pregunta que responde | ¿Qué ventas voy a cerrar y con quién tengo que hablar hoy? | ¿Cuánto tengo, cuánto debo y cuánto gané? |
| Ejemplos | Pipedrive, HubSpot, Zoho CRM, Kommo | SAP Business One, Odoo, Microsoft Dynamics, Aspel, CONTPAQi |
Dónde se cruzan
Los dos sistemas se encuentran cuando una oportunidad se gana: el CRM tiene al cliente y lo que compró, y el ERP necesita ese pedido para surtirlo, facturarlo y cobrarlo. Por eso la integración importa más que tener “todo en uno”:
- Cliente y datos fiscales: el RFC y la razón social pueden capturarse en el CRM y pasar al ERP al ganar el trato.
- Catálogo y precios: el ERP es la fuente del catálogo; el CRM lo usa para cotizar.
- Estado de cobranza: el vendedor ve en el CRM si el cliente tiene facturas vencidas antes de venderle otra vez.
Cuál implementar primero
Empieza por el CRM si:
- Vendes servicios o productos de ticket alto con un ciclo de varios contactos.
- Tu cuello de botella es el seguimiento: prospectos que se enfrían, cotizaciones sin respuesta.
- Tienes varios vendedores y no sabes qué hace cada uno.
Empieza por el ERP si:
- Manejas inventario en varias ubicaciones o producción.
- La facturación y la conciliación consumen días cada mes.
- Ya tienes un proceso de ventas ordenado y el caos está después del pedido.
¿Y un sistema que haga ambas cosas?
Existen suites que cubren CRM y ERP (Odoo, Zoho One, Microsoft Dynamics 365). Son buena idea cuando de verdad vas a usar los dos lados y tienes quién lo administre. El riesgo es pagar e implementar un sistema enorme para usar solo el embudo de ventas. Para la mayoría de los equipos comerciales pequeños y medianos, un CRM dedicado que se integre con su sistema de facturación es la ruta más rápida.
Si estás en ese punto, revisa los mejores CRM para ventas o empieza con uno de los CRM gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué es primero, el CRM o el ERP?
Si tu problema es que no cierras suficientes ventas o pierdes seguimientos, empieza por el CRM. Si vendes bien pero el inventario, la facturación o la contabilidad son un caos, empieza por el ERP. Muchas PyMEs de servicios funcionan años con un CRM y un sistema de facturación sencillo, sin ERP.
¿Odoo es un CRM o un ERP?
Odoo es un ERP modular que incluye una aplicación de CRM. Tiene sentido si también vas a usar sus módulos de inventario, ventas o contabilidad; si solo necesitas gestionar el embudo de ventas, un CRM dedicado suele ser más simple de adoptar.
¿Un CRM puede facturar?
Algunos CRM generan cotizaciones y facturas comerciales, pero en México una factura válida es un CFDI timbrado por un PAC. Eso normalmente lo hace tu ERP o sistema de facturación, conectado al CRM por integración.