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¿Qué es la prospección?

Prospección: Qué es y su importancia

¿Qué es la prospección? Les voy a contar un aprendizaje que tuve cuando empece mi carrera en ventas: 

Era un lunes por la mañana cuando mi gerente de ventas me dijo que tenía que vender $200,000 me dio el  catálogo con los  productos y me deseó  buena suerte.

Aunque el producto y el mercado eran buenos, no sabía por dónde empezar. Esa mañana tomé un autobús y durante el camino, anoté los nombres de las empresas a las que debía de vender. Durante todo el día visité a cada una de los prospectos y en 10 horas de trabajo, solo me atendieron 2 personas.

 Como es de esperarse, ese día no vendí nada, pero me di cuenta de algo: No sabía prospectar. 

Muchos de mis compañeros ya  tenían una cartera de clientes existentes. Su trabajo era venderles todos los meses a las mismas personas. 

En ese momento era un vendedor novato que por más que intentaba, no podía cerrar una venta. La empresa al ver que no vendía decidió despedirme. . 

Meses después de ser despedido me contacta un antiguo colega para formar parte de su nueva empresa. Aunque tenía mucho miedo de repetir lo que había vivido termine aceptando.  

Pero esta vez todo fue diferente, porque me capacitaron, en esta nueva empresa me enseñaron a prospectar, mi gerente me creó un proceso de prospección en frío y estuve en constante aprendizaje.

El resultado  fue que descubrí como prospectar y por supuesto, obtuve más ventas. 

 

¿Qué es la prospección?

La prospección es la búsqueda de clientes potenciales con el fin de conseguir una venta. 

Saber prospectar es vital para lograr buenos resultados. Pero por desgracia es algo que muchas veces no te enseñan al entrar a una empresa.  

La mayoría de los  vendedores venden por emoción o intuición, no tienen un plan para prospectar y mucho menos un fuente para atraer clientes potenciales. En algunos casos, dependen de los leads que entran por marketing y no es así, se desesperan y fracasan. 

Cuándo no tienes un plan, agotas la fuente de contactos que tienes a tu alcance.

Lo tradicional es sentarte con tu libreta y crear una lista de familiares, amigos y conocidos. Después de hacer esto,los contactas y si te va bien, tus primeras ventas son de tus mejores amigos. 

No digo que esté mal o que no funcione hacerlo, pero después de esa lista, suceden 2 cosas:

  • Te quedas sin clientes potenciales. 
  • Te desesperas por no saber qué hacer. 

¿Cómo prospectar clientes?

Lo primero que tienes que saber, son las características de tu cliente ideal, es decir, tu Buyer Persona

  1. Existen varias herramientas que te pueden ayudar a iniciar una correcta prospección:  LinkedIn
  2. Google
  3. Correo electrónico
  4. Celular
  5. CRM de ventas (De preferencia)

Es vital que te tomes un tiempo  para investigar y crear una lista de los prospectos que contactaras.

Al momento de las llamada evita caer en el error de muchos vendedores, que toman su lista, y cuando no les contestan dejan de contactar y dar seguimiento.

Según The Marketing Donut, está comprobado que el 44% de los vendedores abandonan al prospecto después de la primera llamada. Así como el 80% de las ventas se cierran después del octavo contacto. 

Pero existe algo todavía más importante que la constancia y esto es contar con una serie de pasos. Ya que saber lo que se debe hacer o decir de inicio a fin es lo que asegura una prospección exitosa. 

Por ejemplo: 

El día 1 puedes hacer una llamada en frío, si no te contesta durante toda la semana tienes una lista de pasos a seguir:

Esta lista de pasos te ayudará a: 

  • Saber lo que quieres conseguir. No darte por vencido a la primera llamada.
  • Tener confianza en lo que haces, ya que estás siguiendo unos  pasos establecidos para aprovechar al máximo tu base de contactos. 

Te aseguro que si lo haces de esta forma tendrás resultados predecibles en cada prospección.

Crea mensajes estandarizados. 

Si eres un gerente de ventas, te recomiendo tomar un día, hacer una lluvia de ideas y crear plantillas de los mensajes que le enviarán a los prospectos.

El siguiente paso es que los vendedores usen durante una semana (o el tiempo que hayan fijado) estos mensajes. 

La intención de éste experimento es saber cuales son los  mejores mensajes y la razón de  su éxito. 

Si ven que el mensaje no funciona, podrán ver en dónde pueden mejorar. Al igual podrán medir cuántas personas abrieron el correo y mejorar el asunto para tener éxito en tus siguientes mensajes.

 O medir el porcentaje de respuesta, para ver qué tan efectivo es tu texto.

Identificando las oportunidades, podrán diseñar un mejor mensaje.  

Medir estos resultados hará que tengas los mejores mensajes en tu industria. 

Hacer ejercicios de co-creación con tu equipo, hara que quieran utilizarlos, ya que fueron  parte de su creación, pero sobre todo, sabrán lo efectivo que son. 

Lista de prospectos

Cuando sabes las características de tu cliente ideal y en donde buscarlos 

Cuando entiendes cuáles son las características de tu cliente ideal y tienes una matriz de investigación para saber que datos necesitas de cada prospecto, conseguir una base recurrente de prospectos, se vuelve un trabajo sencillo. 

Ya que existen múltiples fuentes de prospección, por ejemplo:

  1. LinkedIn
  2. Google
  3. Facebook
  4. Instagram
  5. YouTube
  6. Referidos
  7. WhatsApp

Y los datos generales que necesitas en la mayoría de los casos son:

  1. Nombre
  2. Correo
  3. Teléfono
  4. Empresa
  5. Industria
  6. Puesto que tiene

Para alimentar tu lista, no es necesario invertir horas en cada prospecto. 

Uno de los errores que cometí, fue invertir mucho tiempo en conseguir los datos completos de una persona. 

Cuando era el día de investigar y alimentar mi lista, me mantenía más de 20 minutos investigando a una sola persona. Hasta que me di cuenta que hacerlo de esa manera no era escalable. 

Decidí invertir máximo 5 minutos por prospecto investigado. 

Si en esos primeros minutos no encontraba información valiosa, pasaba al siguiente.

De esa manera, en 8 horas de trabajo, investigaba a 96 personas. Lo suficiente para 1 o 2 semanas de campaña de contacto. 

Cada 15 días, invertía 8 horas en realizar mi investigación de datos. 

De esa manera, me convertí en un vendedor escalable. Cuando empecé mi carrera como gerente de ventas, pude replicar esta forma de hacer las cosas. 

¡Mi equipo era imparable! 

Califica, no vendas

Al iniciar mi carrera en ventas, me emocionaba cuando contestaban la primera llamada, hablaba mucho sobre mí y explicaba todo sobre el producto, empresa y precios. 

De hecho casi nunca hacía preguntas y tampoco escuchaba la opinión del prospecto. 

Después de haber dado un discurso de 30 minutos en la primera llamada, terminaba frustrado cuando el cliente potencial me decía que no necesitaba mi producto. 

Un día decidí grabar mis llamadas y después escucharlas, para identificar dónde podía mejorar. 

Me di cuenta de ese patrón durante cada llamada y decidí solucionar el problema creando preguntas de calificación para poder manejar mejor la plática con mi prospecto.

Ahora antes de hablar sobre mi producto, identifico por medio de ciertas preguntas si el prospecto en realidad está calificado para comprar o no. 

Me comencé a interesar en su necesidad y no en mi. 

Empecé a realizar preguntas, contestar brevemente y crear una relación amigable con el prospecto.

Si durante la plática noto que no cumple con ciertas características que debe tener mi cliente ideal, lo sacaba de mi secuencia de contacto. Si cumplía, avanzaba en mi proceso de ventas.

Trabajar de esta manera me ayudó a generar oportunidades calificadas, con una alta probabilidad de cierre. 

La forma más sencilla de calificar, es iniciar una conversación. Te recomiendo que no seas un robot leyendo un manual. Es vital hacer preguntas, pero siempre siendo tú mismo y que surjan durante la conversación. 

Existen diferentes libros y métodos para calificar de manera exitosa. Mi favorito y el que aplico es el método SPIN

Seguimiento

El éxito de una buena prospección es dar un buen seguimiento.

Muchas empresas tienen prospectos calificados y la mayoría no cierran. Eso se debe a que no dan un seguimiento o tardan en hacerlo. 

Hace un par de meses, hicimos una investigación para conocer el tiempo de respuesta de las empresas a los clientes altamente calificados. 

Contactamos a 225 empresas de tres sectores diferentes, Se envió  un correo que decía: Quiero comprar tu producto. 

En este correo nos hicimos pasar por un cliente interesado y con urgencia de comprar su producto. Nos llevamos una gran sorpresa, ya que más del 50% nos contestó después de 24 horas. Hasta en algunos la respuesta llegaba a la semana siguiente y algunos ni contestaban. 

Asombroso leer estos resultados ¿Verdad?

No seas parte de la estadística y haz un buen seguimiento. Hoy en día existen muchas herramientas para hacerlo. 

  • CRM de ventas.
  • Google calendar.
  • Automatizaciones de correos.
  • WhatsApp Business.

Cuando tengo un día exitoso y agendo más de 7 reuniones, lo primero que hago es programarlas en el CRM. 

Automáticamente me llega un recordatorio 30 minutos antes de la reunión por correo electrónico y al mismo tiempo le llega un correo de confirmación a mi prospecto. Esto lo puedo programar por correo o por whatsApp, según sea el canal que mejor funcione para mi y el cliente. 

Gracias a las automatizaciones de ventas, todos los seguimientos son programados y las actividades manuales se hacen por sí solas. Me ahorro mucho tiempo y soy eficiente con mis seguimientos

El estanque

Mi primera semana ejecutando este proceso fue fácil, aunque note algo. La gente contestaba mis mensajes con mucho interés, pero después no volvían a responder. 

Me desesperaba y contactaba un día tras otro a esta “oportunidad” sin piedad. Empecé a tener prospectos estancados durante días y lo que había construido para ser eficiente, se arruinó con una cantidad de prospectos estancados. 

Hay gente que parece estar lista para hacer la compra, pero no es así. 

Cuando esto suceda, te recomiendo crear un ciclo de reactivación de prospectos. 

La reactivación de prospectos te ayuda a no tener prospectos estancados. El contactarlos con mensajes diferentes 2 o 3 veces más puede hacer la diferencia, y si definitivamente no contestan, enviarlos a perdido. 

Cuando haces esto, te das cuenta que la salud del embudo, depende de ti, no de la indecisión de los prospectos. 

Por ejemplo:  

Si un prospecto no contesta. Envía 3 mensajes durante 24 horas cada mensaje. 

Haz un llamado a la acción para retomar la conversación. Ten un objetivo en cada uno de estos mensajes, para hacer preguntas específicas que te lleven a abrir la conversación. Recuerda que no se trata de cerrar la venta, se trata de avanzar al prospecto en tu proceso de ventas. 

Si no hay respuesta, podrás enfocarte en otras oportunidades que si valen la pena atender. 

Lo que importa es tener un paso a paso de las acciones a ejecutar, no desesperarte y tampoco depender solo de tu emoción e intuición. 

 

Incluye la prospección a tu Proceso de ventas

Te preguntarás en qué momento hablo de ventas. 

Este artículo no va relacionado a como vender, sino en cómo prospectar clientes potenciales. Pero reconozco que en la mayoría de los equipos de ventas, el vendedor es quien prospecta, presenta, cierra y hasta hace implementación o post venta. 

Así que me gustaría ayudarte con algunos tips para mantener el equilibrio en tu día a día.

  1. Automatiza tareas manuales
  2. Bloquea tu calendario para enfocarte
  3. Una semana a la vez

Automatiza tareas manuales

No me canso de hablar sobre la importancia de tener un sistema automático que haga las tareas manuales o administrativas por ti. 

Los lunes por la mañana eran una tortura para mi. 

Me tenía que sentar a las 8:00 am y contestar mensajes uno por uno, muchas veces, eran las mismas respuestas para todos. Después tenía que enviar el mismo correo a 50 clientes potenciales para agendar una reunión. 

Esta actividad terminaba a las 11:00 am casi todos los días, desperdiciaba 3 horas todos los días. Es decir 15 horas a la semana. 

Un día decidí investigar herramientas de automatización de correos, elegí la que mejor me funcionaba y ahora con un solo click, todo se hace por sí solo.

Todos los días invierto 15 minutos en alinear mis mensajes y listo. A la semana solo utilizo 1 hora con 15 minutos en hacer esta actividad. 

Me ahorro 14 horas a la semana. 

Bloquea tu calendario

La productividad de tu día depende de ti. 

En ventas, tienes que ser productivamente egoísta con tu tiempo para triunfar y saber a qué actividades debes darle prioridad. 

Miércoles 8:00 am, el vendedor decide usar 2 horas para prospectar. Pero antes, se sienta, decide organizar su día, va por un café, lee las noticias de las redes sociales y cuando ve el reloj, ya solo quedan 40 minutos para la actividad que había decidido hacer. 

No digo que esté mal tomarse ratos libres, al contrario, es importante despejar la mente y estar fresco todo el tiempo. 

Pero lo que sí importa es respetar cada actividad destinada en tu calendario. 

A mi me funciona agendar cada actividad importante que debo hacer en mi calendario de Google y trabajar con bloques de trabajo específicos. 

Por ejemplo

8:00 am – 11:00 am Seguimiento a clientes
11:00 am – 12:00 pm Reunión de equipo de ventas

12:00 pm – 1:00 pm Lunch

1:00 pm – 2:00 pm llamadas de cierre

Y así, hasta llegar al final del día. 

Cuando divides tus actividades por bloques, ayudas a tu mente a enfocarte y no divagar durante el día. 

Cuando tienes un proceso establecido y bloques de trabajo. Vender es una actividad que haces como parte de tu día y no solo cuando te va bien. 

Una semana a la vez

Si haces una investigación de datos y ejecutas el proceso de prospección de forma correcta, es probable que tengas resultados positivos. Tener volumen de prospectos calificados ya no es un problema, ahora tu prioridad esta en tener más tiempo para atender las actividades importantes. 

Te recomiendo una vez por semana realizar la carga de prospectos y durante los días posteriores hacer las actividades de una manera adecuada. 

Puedes usar los días viernes para dar un seguimiento final y evaluar los resultados de la semana. 

Recuerda que muchas veces los resultados no son inmediatos. Tienes que probar el modelo que mejor funcione para ti. 

Crea un proceso e identifica cuales son las prácticas que mejor funcionan para tu equipo. Aprende a tomar decisiones rápidas que te ayuden a mejorar semana con semana. 

Quizá hay pasos que tienes que agregar o eliminar para mejorar la secuencia de contacto al prospecto.

Conclusión

Nunca dejes de aprender. 

Vender puede ser muy fácil o muy complejo. Tienes que crecer de forma constante para aportar la mejor información y las mejores prácticas a tu equipo. 

A estas alturas habrás identificado distintos temas que debes de mejorar para tu departamento comercial 

  1. Procesos de ventas
  2. Estrategia de ventas
  3. Habilidades de venta
  4. Técnicas de cierre
  5. Prospección efectiva 
  6. Calificación de clientes
  7. Método SPIN 
  8. Método vendedor desafiante

Y hay muchos otros temas que te pueden servir. 

El proceso de compra de los clientes cambia constantemente y muchas veces el proceso de venta de los equipos sigue siendo el mismo. 

Te invito a que actualices tu conocimiento sobre el mercado, tú industria, pero sobre todo de tus clientes.

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