CRM en Excel: plantilla gratis para descargar y cómo usarla (2026)

Descargar la plantilla (.xlsx, gratis)Sin registro. Funciona en Excel, Excel para la web y Google Sheets.

Qué trae la plantilla

La plantilla tiene cuatro hojas:

Clientes: una fila por prospecto o cliente con nombre, empresa, WhatsApp, correo, origen, etapa, valor estimado en pesos, responsable, próxima acción, fecha de la próxima acción, última actualización y notas. Etapa, origen y responsable son listas desplegables.
Embudo: cuenta los prospectos y suma el valor de cada etapa, calcula qué porcentaje está en cada una, cuántos seguimientos están vencidos y cuánto valor abierto tiene cada vendedor. No tienes que tocar ninguna fórmula.
Listas: las opciones de las listas desplegables. Cambia aquí las etapas de tu embudo o los nombres de tu equipo.
Instrucciones: cómo usarla en cinco pasos.

Si la fecha de la próxima acción ya pasó y la etapa no es Ganado ni Perdido, la fila se pinta de rojo. Esa sola regla hace más por tus ventas que cualquier columna extra: nadie se queda sin seguimiento.

Cómo armar tu propio CRM en Excel, paso a paso

Si prefieres construirlo tú, estos son los pasos que seguimos.

1. Una fila por cliente y una columna por dato

Empieza con pocas columnas y llénalas siempre. Las que no pueden faltar: nombre, empresa, teléfono o WhatsApp, correo, etapa, valor, responsable, próxima acción y fecha de la próxima acción. Selecciona el rango y conviértelo en tabla (Insertar > Tabla) para que los filtros y las fórmulas crezcan solos.

2. Listas desplegables para la etapa y el origen

Si cada quien escribe la etapa como quiere (“propuesta”, “cotización enviada”, “cotizado”), el embudo nunca va a cuadrar. En la columna de etapa ve a Datos > Validación de datos > Configuración > Permitir: Lista y apunta a la lista de etapas. Haz lo mismo con el origen (WhatsApp, llamada, formulario web, recomendación) y el responsable.

3. Formato condicional para los seguimientos vencidos

Selecciona las filas de la tabla, ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla > Utilice una fórmula y escribe una regla como esta (con la fecha de próxima acción en la columna J y la etapa en la F):

=Y($J2<>"",$J2<HOY(),$F2<>"Ganado",$F2<>"Perdido")

Elige un relleno rojo claro. Según la configuración regional de tu equipo, Excel puede pedir punto y coma en lugar de comas entre los argumentos.

4. Una hoja de embudo con CONTAR.SI y SUMAR.SI

En otra hoja escribe tus etapas en una columna y, al lado, cuenta y suma:

Prospectos por etapa: =CONTAR.SI(Clientes!F:F,A5)
Valor por etapa: =SUMAR.SI(Clientes!F:F,A5,Clientes!G:G)
Seguimientos vencidos: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Clientes!J:J,"<"&HOY(),Clientes!F:F,"<>Ganado",Clientes!F:F,"<>Perdido")

Con eso ya tienes un reporte semanal. Si quieres medir conversión entre etapas, lo explicamos en embudo de ventas.

5. Compártelo sin crear versiones

El error más común es mandar el archivo por correo: a la semana hay cinco copias distintas. Guárdalo en OneDrive o SharePoint y ábranlo desde ahí: Excel permite que varias personas editen el mismo libro a la vez (coautoría) si el archivo es .xlsx y está en la nube, y quien no tenga Excel de escritorio puede usar Excel para la web. En Google Sheets pueden editar hasta 100 personas a la vez, cada quien con permiso de lector, comentador o editor, y el historial de versiones te deja volver a una versión anterior.

Lo que Excel no hace (y un CRM sí)

Necesidad	En Excel	En un CRM
Recordarte a quién llamar hoy	Tienes que abrir el archivo y filtrar	Tareas y avisos en el celular
Historial de correos y WhatsApp	Lo copias a mano en “Notas”	Se guarda solo en la ficha del cliente
Varios vendedores a la vez	Funciona en la nube, pero cualquiera puede borrar o pisar filas	Permisos por usuario y registro de cambios
Ver el embudo	Fórmulas que alguien mantiene	Tablero por etapas listo
Capturar prospectos de tu sitio	A mano	Formularios que crean el contacto
Trabajar desde el celular	Incómodo	App móvil

Una hoja de Excel admite más de un millón de filas, así que el tamaño casi nunca es el problema. Lo que falla es el trabajo en equipo y la disciplina: el archivo depende de que alguien lo actualice.

Señales de que ya necesitas un CRM

Dos personas editan la lista y se pisan, o ya no sabes cuál es la versión buena.
Se te pasan seguimientos aunque la fila esté en rojo, porque nadie abrió el archivo.
Pierdes tiempo buscando qué le dijiste a un cliente por correo o por WhatsApp.
Tu jefe o tu socio te pide el reporte de ventas y lo armas a mano cada semana.
Tienes más de 2 o 3 vendedores, o más de 100 oportunidades abiertas.

Si te reconoces en dos o más, conviene probar un CRM gratis. Todos los de la tabla de abajo importan tu lista desde Excel o CSV, así que no pierdes el trabajo hecho: las columnas de la plantilla corresponden a los campos que piden (contacto, empresa, etapa, valor, responsable).

Qué CRM elegir al salir de Excel

Capsule es el más parecido a tu hoja, pero con tareas, complementos para Gmail y Outlook y app móvil. Es gratis para 2 usuarios y 250 contactos, y el plan Starter cuesta US$9 por usuario al mes con 30,000 contactos. Lo elegiríamos para equipos de 1 a 5 personas que venden por correo y teléfono. Reseña de Capsule.
HubSpot da más espacio en su plan gratis (2 usuarios y 1,000 contactos) y suma formularios y chat básico, pero las automatizaciones y reportes completos están en planes caros. Reseña de HubSpot.
Zoho CRM es gratis hasta 3 usuarios y cobra en pesos al crecer; pide más configuración. Reseña de Zoho CRM.
Bigin es gratis para 1 usuario y tiene WhatsApp oficial desde su plan de pago más barato. Reseña de Bigin.
Pipedrive no tiene plan gratis, pero es el más rápido de adoptar para un equipo que ya vive en el embudo. Reseña de Pipedrive.
monday CRM encaja si tu equipo ya trabaja con tableros parecidos a una hoja de cálculo; pide mínimo 3 usuarios. Reseña de monday CRM.

Más opciones sin costo en CRM gratis.

CRM para cuando dejes Excel

Revisado oct 2026

	Mejor para			Español			Enlaces
Capsule Nuestra elección	Equipos chicos que solo quieren lo básico	≈ MXN 163 US$9 · anual · por usuario	Nosolo apps de terceros	App	Rápida	Sí	Sitio (se abre en otra pestaña)
CRM sencillo para equipos pequeños: contactos, embudo de ventas, tareas y proyectos, con la app en español y plan gratis para 2 usuarios. WhatsApp: Sin bandeja propia; se conecta con Wati (API oficial), Callbell o TimelinesAI. Plan gratis: 2 usuarios y 250 contactos. Prueba: 14 días, sin tarjeta. Cobro: en dólares, por usuario al mes. Desde México se cobra en dólares (región "US & International"), solo con tarjeta. El email marketing (Transpond) es un complemento aparte. Español: app. Reseña de Capsule Sitio de Capsule Se abre en otra pestaña.
HubSpot	Empresas que quieren unir marketing y ventas	≈ MXN 127 US$7 · anual · por usuario	APIcon costo aparte	App y soporte	Media	Sí	Sitio (se abre en otra pestaña)
CRM gratuito con módulos de pago para ventas, marketing, servicio y contenido sobre la misma base de datos. WhatsApp: Solo con Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise; Sales Hub por sí solo no lo incluye. Plan gratis: 2 usuarios y 1,000 contactos. Prueba: 14 días de planes de pago, sin tarjeta. Cobro: en dólares, por usuario al mes (Sales Hub). Español: app y soporte. Reseña de HubSpot Sitio de HubSpot Se abre en otra pestaña.
Zoho CRM	PyMEs que quieren mucha función por poco dinero	MXN 216 ≈ US$11.9 · anual · por usuario	API	App y soporte	Media	Sí	Sitio (se abre en otra pestaña)
CRM muy configurable con precios en pesos, plan gratuito para 3 usuarios y todo el ecosistema Zoho alrededor. WhatsApp: API oficial en todas las ediciones de pago; los mensajes se pagan con créditos prepagados. Plan gratis: hasta 3 usuarios. Prueba: 15 días. Cobro: en pesos, por usuario al mes. Español: app y soporte. Reseña de Zoho CRM Sitio de Zoho CRM Se abre en otra pestaña.
Bigin de Zoho	Negocios de 1 a 5 personas	≈ MXN 127 US$7 · anual · por usuario	API	App	Rápida	Sí	Sitio (se abre en otra pestaña)
El CRM sencillo de Zoho para microempresas: embudos, contactos, seguimientos y WhatsApp a bajo costo. WhatsApp: API oficial desde Express, con reparto automático de chats entre agentes; créditos de US$2 para mensajes iniciados por la empresa. Plan gratis: 1 usuario. Prueba: 15 días, sin tarjeta. Cobro: en dólares, por usuario al mes. Español: app. Reseña de Bigin de Zoho Sitio de Bigin de Zoho Se abre en otra pestaña.
Pipedrive	Equipos de ventas B2B que cotizan y dan seguimiento	≈ MXN 254 US$14 · anual · por usuario	API	App	Rápida	No	Sitio (se abre en otra pestaña)
CRM de ventas construido alrededor del embudo visual: tratos por etapa, actividades y automatizaciones. WhatsApp: Integración nativa con la API oficial desde el plan Growth; sigue en beta y no está abierta a todas las cuentas. Sin plan gratis. Prueba: 14 días, sin tarjeta. Cobro: en dólares, por usuario al mes. Precios regionales que Pipedrive muestra a visitantes en México; en Estados Unidos son más altos. Español: app. Reseña de Pipedrive Sitio de Pipedrive Se abre en otra pestaña.
monday CRM	Equipos que ya trabajan en monday.com	MXN 230 ≈ US$12.7 · anual · por usuario	Nosolo apps de terceros	App	Media	No	Sitio (se abre en otra pestaña)
CRM sobre los tableros de monday.com: embudo, contactos y proyectos posventa en el mismo lugar. WhatsApp: Sin WhatsApp propio: solo apps de terceros de su marketplace. Sin plan gratis. Prueba: 14 días del plan Pro, sin tarjeta. Cobro: en pesos, por usuario al mes (mínimo 3 usuarios), más IVA. Español: app. Mínimo 3 usuarios. Reseña de monday CRM Sitio de monday CRM Enlace de afiliado. Se abre en otra pestaña.
Ningún CRM cumple todos los filtros. Quita uno.

Precio del plan de pago más barato según la página de cada fabricante, revisada el 5 de octubre de 2026. "Anual" es el precio mensual pagando un año por adelantado; puede no incluir impuestos. "≈" es nuestra conversión al tipo de cambio FIX de Banxico publicado en el DOF del 6 de octubre de 2026 (US$1 = MXN 18.1343); te cobran en la moneda del fabricante. Adopción es qué tan rápido lo usa un equipo sin administrador, según cómo está construido. "Sitio" lleva a la página del fabricante; algunos son enlaces de afiliado.

Preguntas frecuentes

¿Se puede usar Excel como CRM?

Sí, para una o dos personas con pocos prospectos. Una hoja con una fila por cliente, listas desplegables para la etapa y una fecha de próxima acción cubre lo básico. Se queda corta cuando varias personas editan a la vez, cuando necesitas recordatorios automáticos o el historial de correos y WhatsApp de cada cliente.

¿Cómo hago un CRM en Excel?

Crea una tabla con columnas de nombre, empresa, contacto, origen, etapa, valor, responsable, próxima acción y su fecha. Usa Validación de datos para que la etapa y el origen sean listas desplegables, formato condicional para marcar los seguimientos vencidos, y una segunda hoja con CONTAR.SI y SUMAR.SI para ver el embudo por etapa. Nuestra plantilla gratuita ya trae todo eso.

¿Hay una plantilla de CRM en Excel gratis?

Sí. La nuestra es gratuita, sin registro, e incluye hoja de clientes con listas desplegables, embudo calculado por etapa y por responsable, y aviso de seguimientos vencidos. Funciona en Excel, Excel para la web y Google Sheets.

¿Qué CRM gratis puedo usar en lugar de Excel?

Capsule (gratis para 2 usuarios y 250 contactos), HubSpot (gratis para 2 usuarios y 1,000 contactos), Zoho CRM (gratis hasta 3 usuarios) y Bigin (gratis para 1 usuario). Todos permiten importar tu lista desde un archivo de Excel o CSV.

¿Cuántos clientes caben en Excel?

Una hoja de Excel admite 1,048,576 filas, así que el espacio nunca es el problema. El límite real es de trabajo en equipo: quién cambió qué, recordatorios y el historial de cada conversación.